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Unternehmenskultur und digitale Transformation

Unternehmenskultur und digitale Transformation

Unternehmenskultur als Herausforderung einer digitalen Transformation

Die aktuelle Digitalisierungsbewegung ist die nächste Welle von Technologien und Innovationen, von denen Unternehmen profitieren können, um deren Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Anders bei dieser Welle zu den vorherigen ist, dass eine Vielzahl von Lösungen und Best-Practice-Modelle verfügbar sind, um nahezu ALLES mit Informationstechnologie in einem guten Kosten-/Nutzen-Verhältnis zu realisieren.

Experten in diesem Bereich behaupten, dass die technologische Innovation in der Bereitstellung von Lösungen nicht mehr das eigentliche Problem der heutigen Digitalisierung darstellt. Es kann nahezu ALLES in einem guten Kosten-Nutzen-Verhältnis realisiert werden. Die Schwierigkeit heute besteht eher darin, das richtige Anwendungsdesign zu finden, um die Unternehmenskultur in Ihrer Transformation zu unterstützen.

Da viele Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe in Unternehmen immer noch stark von menschlicher Interaktion abhängig sind, wäre es fatal, eine neue Anwendung im Unternehmen einzuführen, ohne Schwerpunkt auf eine hohe Benutzerakzeptanz oder weiter gefasst User Experience.

Das Risiko der Vernachlässigung ist im schlimmsten Fall, eine Ablehnung der neuen Anwendung durch die Benutzer, damit einhergehend die Abwanderung von Experten-Know-How sowie eine Verhinderung der kulturellen Transformation zu einer Information-Worker-Unternehmenskultur.

Kulturelle Transformation zu einer Information-Worker Unternehmenskultur

Die Kulturelle Transformation ist ein Begriff aus dem Transformationsmanagement. Für gewöhnlich ist die kulturelle Transformation die 2. Phase nach einer erfolgreichen Geschäftstransformation mit dem Schwerpunkt, die durchgeführten Veränderungen in produktiven und nachhaltigen Abläufen in der Unternehmenskultur zu verankern.

Digitalisierungsprojekte, welche die Einführung von neuen IT-Anwendungen zum Ziel haben und in starker Abhängigkeit von menschlicher Interaktion sind, sind mit Herausforderungen ein kulturellen Transformation konfrontiert.

Was bedeutet das genau?

Vor der Einführung einer modernen digitalen Anwendungsplattform, gibt es meist schon digitale Anwendungen und Werkzeuge mit welchen bestehende Geschäftsprozesse und Aufgaben erfüllt werden. Benutzer kennen die Möglichkeiten der jeweiligen Anwendung und wissen, was es leisten kann und wofür es nicht einsetzbar ist.

Für die Einführung einer neuen IT-Anwendung ist das meist ein Problem, da Benutzer primär ihre bisherigen Arbeitsabläufe in gewohnter Weise realisieren wollen und skeptisch gegenüber neuen Funktionalitäten sind.

Lösbar ist diese Situation mit einem flexiblen Anwendungsdesign zur Erreichung einer hohen Benutzerakzeptanz sowie mit modernen OnBoarding-Maßnahmen zur Transformation der Arbeitsabläufe mit Hilfe der neuen IT-Anwendung.

Die Benutzer-Akzeptanz ist die Grundlage zur Steigerung der Benutzerproduktivität und zu einem erfolgreichen Information-Worker. Denn eine digitale Plattform mit all ihren Fähigkeiten und Möglichkeiten ist nur so gut, wie deren wahrgenommene Benutzerakzeptanz.

Was war früher anders zu heute?

Die Einführung von IT-Systemen früher hatte den Zweck, bestehende Geschäftsprozesse in eine digitale Welt zu überführen und damit die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Der Benutzer hatte bei diesen Projekten durch die fehlende Flexibilität keine große Relevanz. Der Nutzen für ein Unternehmen, ein IT-System für die Erledigung seiner Geschäftsprozesse war so groß, dass die Miteinbeziehung der Benutzer die Einführung nur verlangsamt hätte bzw. komplett verhindert hätte. Zudem kam hinzu, dass die betroffenen Benutzer keine Erfahrung und Affinität zur Informationstechnologie hatten.

Heute in Zeiten, in denen nahezu jeder ein Besitzer eines modernen Smartphones ist und damit E-Mail, Cloud, Dokumente sowie Internet auch im privaten Umfeld intensiv genutzt werden und IT-Anwendungen die notwendige Flexibilität besitzen, das Anwendungsdesign auf den Benutzer abzustimmen, können Mitarbeiter in den Veränderungsprozess stärker integriert werden. Gerade aus dem Mangel heraus, dass gute Mitarbeiter auf dem freien Markt rar sind sowie ein moderner digitaler Arbeitsplatz zur Unternehmensattraktivität beitragen, haben wir mehr Möglichkeiten, den Erfolg einer neuen IT-Einführung mitzugestalten.

Welche Projekte sind stark von Kultureller Transformation betroffen?

Projekte im Bereich der internen Unternehmens-Kommunikation und Zusammenarbeit sind bzgl. den Auswirkungen und Aspekten der Kulturellen Transformation heute stark betroffen.

Es existieren noch zahlreiche Unternehmen, welche noch alte IT-Systeme (Portale, Intranet, etc.) einsetzen und diese auf Moderne Systeme und Unternehmensprozesse standardisieren möchten.

Durch die weite Verbreitung und hohe Standardisierungsmöglichkeiten von Microsoft, entscheiden sich viele Unternehmen für Microsoft SharePoint als Digitale Plattform für Unternehmenskommunikation sowie Zusammenarbeit.

Hierfür existieren bereits zahlreiche Best Practices, um Benutzer-Akzeptanz und Benutzer-Produktivität auf hohem Niveau zu realisieren.

Best Practices, um die Kulturelle Transformation gezielt und nachhaltig durchzuführen

Fokus auf starke User-Experience

Wir sprechen von einer starken User-Experience, wenn eine hohe Benutzer-Akzeptanz verbunden mit einem ansprechenden Layout und Graphik-Design sowie einer funktionierenden und pragmatischen Usability im Anwendungsdesign verankert ist.

Das wohl gelungenste Produkt mit einer starken User-Experience der letzten Jahre ist das iPhone des Unternehmens Apple.

Findet sich der Anspruch einer starken User Experience in das Umsetzungskonzepts wieder, so sind die Erfolgsaussichten einer kulturellen Transformation.

Fokus auf Moderne Onboarding-Maßnahmen

Klassische OnBoarding-Maßnahmen wie Klassenraum-Schulungen aller Benutzer und Train-the-Trainer-Konzepte unterstützend mit nachgelagerten Video-Tutorials führen dazu, dass Anwendungsbenutzer die neue IT-Anwendung kennenlernen und ihre bisherigen Arbeitsabläufe lernen, mit dem neuen System durchzuführen.

Für eine gezielte und nachhaltige kulturelle Transformation sind diese Maßnahmen oft völlig ungeeignet, da nach den OnBoarding-Maßnahmen, das Ausprobieren der Möglichkeiten der neuen IT-Anwendung zur schnelleren und besseren Umsetzung von bisherigen Arbeitsabläufen oder gar die vollständig neue Realisierung von neuen Arbeitsabläufen beginnt.

Für diese Phase werden oft Competence-Center etabliert, um den Benutzer schnell und gezielt Antworten auf neue Fragen und Herausforderungen zu geben. Erfahrungsgemäß sind diese Institutionen sehr Ressourcen intensiv und reaktiv zu nutzen. Brennende Fragestellungen der Benutzer zu neuen Wegen und Lösungen können gesammelt werden und in zukünftigen neuen Anwendungs-Releases bereitgestellt werden.

Dies ist alles nicht Sinne des Benutzers und führt langfristig zu Resignation der Anwender und Dienst nach Vorschrift.

Um die Kulturelle Transformation innerhalb der OnBoarding-Phase gezielt und nachhaltig zu unterstützen, braucht es Konzepte, die aus Sicht des Benutzers schnell greifen und ihm pro-aktiv funktionierende Lösungswege bei Problemen angeboten werden.

Durch Moderne Interaktions-Analytics ist es möglich, dem Benutzer solch eine Hilfe zukommen zu lassen. Die Idee hierbei ist, anonymisiert die Interaktionen eines Benutzers zu protokollieren und bei bestimmten auftretenden Mustern, dem Benutzer pro-aktiv Hilfestellungen anzubieten.

Mit User-Analytics zu einer nachhaltigen kulturellen Transformation

Im digitalen Marketing ist diese Methode heute gängige Praxis, um das Benutzerverhalten auf einer Website zu verfolgen und zu verstehen, wie Benutzer eine Website nutzen, um damit das Informationsangebot so zu optimieren, dass Inhalte schnell gefunden werden bzw. Benutzer mit einem bestimmten Zweck an ein bestimmtes Ziel geführt werden.

Wie kann ich mir das konkret innerhalb eines Unternehmens vorstellen?

Der Benutzer arbeitet mit dem Intranet, beispielsweise auf Basis Microsoft SharePoint und möchte wissen, wie er eine Benutzer-Berechtigung einstellt. Im klassischen Fall würde er vielleicht auf Google danach suchen, in den Schulungsunterlagen nachschauen, vielleicht einen Kollegen fragen oder ein vorhandenes Online-Video ansehen, um genau nach diesem Punkt zu suchen.

Mit dem dem SharePoint-Navigator von KK IT.Systems wird der Ablauf für den Benutzer erheblich vereinfacht. Der Benutzer öffnet auf seiner SharePoint-Seite den SharePoint-Navigator – das ist eine kleine Anwendung, welche im SharePoint-Portal integriert ist – und lässt sich den Lern-Pfad „Benutzer-Berechtigungen anlegen“ anzeigen.

Damit führt der SharePoint-Navigator den Benutzer Schritt-für-Schritt durch die SharePoint-Anwendung und führt am Ende des Lern-Pfads mit dem Benutzer die Aufgabe tatsächlich durch.

Das heißt, keine Unterlage muss mehr durchsucht werden oder ein Video angeschaut werden, um das gewünschte Ergebnis anschließend nachzubauen. Der SharePoint-Navigator stellt für die gewünschte Fragestellung direkt eine Antwort zur Verfügung und stellt dem Benutzer einen persönlichen Assistenten zur Verfügung, um die Lösung direkt umzusetzen.

Damit spart der Benutzer Zeit, sich mit dem neuen System vertraut zu machen, lernt nachhaltig Lernpfade, die für seinen Aufgabenbereich wichtig sind und kann bei Bedarf schnell auf Lernpfade zurückgreifen, die der Benutzer nur selten durchführt.

Welche Vorteile hat das Unternehmen damit?

Das Competence-Center hat Zugriff auf die Benutzer-Interaktionsdaten und kann damit sehen, welcher Benutzergruppen in welchen Organisationen Schwierigkeiten mit dem neuen System haben, um darüber dem Benutzer pro-aktiv Unterstützung anzubieten.

Das könnte im ersten Schritt über ein Pop-Up Fenster geschehen, über welchen den Benutzer angeboten bekommt, mit dem Support zu telefonieren, um seine Herausforderung zu lösen.

Aus den Gesprächen könnten pro-aktiv neue Lernpfade entstehen, um diese neuen Benutzern bereitzustellen.

Mit dem SharePoint-Navigator ist das Competence-Center in der Lage, dem Benutzer pro-aktiv zu helfen und damit die Steigerung der Benutzer-Akzeptanz und -Produktivität in einer OnBoarding- und/oder Change-Phase zielgerichtet und nachhaltig zu unterstützen.

Daniel Schwarze

Ich bin Geschäftsführer der KK IT.SYSTEMS GmbH und begleite mittelständige Unternehmen seit vielen Jahren bei der Konzeption und Realisierung von Geschäftsstrategien im Bereich Information Management und Kunden Management. Im Laufe meiner Karriere war ich Berater bei Microsoft Consulting Services und habe viele Projekte erfolgreich abgeschlossen.

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