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Vertrieb digital steuern und unterstützen

Vertrieb digital steuern und unterstützen

Wie Sie einen digitalen Vertrieb in Ihrem Unternehmen erfolgreich aufbauen können

Wir haben im vorigen Beitrag über Marketing Automation gesprochen. Diese agiert wie ein digitaler Verkäufer: Er überwacht in jeder Phase, welche Informationen ein Nutzer bereits erhalten und gelesen hat und schiebt entsprechende Angebote hinterher. Folgt der Nutzer diesem Pfad, können wir davon ausgehen, dass sein Interesse wächst. Er wird zu einem Lead mit einer gewissen Reife. Dann übergibt ihn das Marketing an den Vertrieb.

Nun gehen wir einen Schritt weiter. Wenn wir vorne ein digitales Marketing aufbauen und Leads in den Vertrieb überführen, muss Ihr Vertrieb dafür bereit sein. Sie müssen ihn darauf ausrichten, mehr Leads bearbeiten zu können. Man könnte auch sagen: Sales muss zu einem gewissen Grad skalierbar werden.

Um dieses Ziel zu erreichen, lernen Sie hier ein Konzept kennen, wie Sie einen Vertrieb durch eine digitale Steuerung ausrichten. Dabei betrachten wir die drei Ebenen Innendienst, Außendienst und Steuerung. Zudem stellen wir Ihnen drei IT-Werkzeuge vor, die drei wichtige Bereiche im Verkauf abdecken und mit denen Sie einen durchgängigen Fluss von Daten erhalten – ein wichtiges Element in Bezug auf Automatisierung und Skalierbarkeit.

digitale Vertriebssteuerung 3 Bereiche

Drei intelligente Tools für die digitale Vertriebssteuerung

Steigt die Zahl der Leads stark an, wird die Steuerung des Vertriebs wichtig. Verkaufsleiter benötigen eine vollständige Übersicht – von der Pipeline über den Forecast bis hin zum Abschluss. Für solche operativen Prozesse empfehlen wir ein CRM-System. Das aber bestimmte Funktionen mitbringen muss, um den Vertrieb skalieren zu können.

Aber es geht nicht nur darum, ein CRM-System neu zu konfigurieren, sondern zu verstehen: Wie soll der Vertrieb draußen beim Kunden vor Ort arbeiten? Und können Sie ihm einen digitalen Verkaufsleitfaden anbieten, den er auch nutzen wird?

Vertriebsmitarbeiter nicht im Büro

Als Verkaufsleitfaden empfehlen wir MySalesGuide. Dieses Tool ist eine Art digitale Vertriebsmappe, die alle Verkaufsunterlagen in digitaler Form enthält. Sie ist deutlich nutzerfreundlicher als ein CRM und sorgt dadurch für mehr Akzeptanz bei Vertrieblern. Damit erhöht sich die Chance, dass diese Daten freiwillig eingeben – weil sie selbst davon profitieren.

Je mehr Daten Sie vorliegen haben, umso nahliegender ist eine intelligente Auswertung. Ganz nach der Devise: Was ich messen kann, kann ich verbessern. Hier empfiehlt sich der Einsatz von künstlicher Intelligenz aus der Cloud, um neue Erkenntnisse über Ihre Kunden und Interessenten zu erhalten. Dazu nutzen wir AI und Power BI von Microsoft, einer Plattform für künstliche Intelligenz, Datenaufbereitung, Visualisierung und Reporting.

Nun haben wir den Bogen vollständig aufgespannt und daraus erkennen Sie bereits: Einen Vertrieb so umzubauen, dass er digital zu steuern ist, das ist ein Innovationsprojekt. Grundlage für diesen Wandel ist ein Vertrieb, der bereits eine gewisse Organisationsstruktur aufweist und funktioniert. Aber irgendwann wird es langsam ein bisschen viel. Denn soll ein Unternehmen wachsen, muss der Vertrieb viel mehr Termine und Angebote stemmen als früher. Und Vertriebsleiter benötigen eine bessere Übersicht und neue Steuerungsmöglichkeiten.

Die einfachste Variante: So steuert man seinen Vertrieb mit einem CRM

Viele Unternehmen haben bereits ein CRM im Einsatz, in dem sie das tägliche Geschäft des Vertriebs und der Abrechnung organisieren. Wir nutzen Microsoft Dynamics 365 auf einer einfachen Basis. Dort werden unsere Kundendaten erfasst, wir erstellen damit Angebote und Aufträge und regeln die Abrechnung.

Viele Unternehmer denken, wenn sie ein CRM-System einführen, lösen sie ihr Vertriebsproblem. Aber das Gegenteil ist der Fall: Oft wird klar, dass ein fundierter Vertriebsprozess fehlt und die Probleme bei der Einführung noch offensichtlicher werden.

Das hat oft mit der Unternehmenskultur zutun. Alles wichtige dazu finden Sie hier:

Digitale Transformation
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Fakt ist, jeder besitzt eine Art Prozess für die Geschäftsanbahnung. Sie gehen raus und machen ihren Kunden Angebote. Aber wie funktioniert das qualifizieren: Wie werden Interessenten von potenziellen Kunden getrennt?

Die Fähigkeit zur Qualifizierung wird im Zeitalter der digitalen Leadgenerierung elementar, da es aufgrund der kontinuierlichen Ansprache um viele Leads geht. Werden die Termine durchgeführt, ohne Interessenten zu qualifizieren, bindet das eine große Anzahl an Verkäufer. Arbeitet das Team an den falschen Deals, steigert das nur die Vertriebskosten (Cost-of-Sales). Ein CRM sollte also nur die wirklich interessanten Leads in den Verkaufsprozess überführen.

Umsatz steigern im Vertrieb

Vertriebsprozess neu konfigurieren: Anfragen sauber qualifizieren

Es geht also darum herauszufinden, in welchem Reifegrad der Kaufentscheidung sich der Interessent befindet. Aber ein wirklich hilfreicher Prozess zur Kundenqualifizierung findet sich in herkömmlichen CRM-Systemen nicht wieder.

Daher haben wir eine völlig neue Sicht auf unsere Daten aufgebaut. Wir haben einen Prozess abgebildet, der alle Verkaufschancen nach Dringlichkeit und Bedarf bewertet und diese einer von nur zwei Kategorien zuordnet: Pipeline (gültiges Angebot) und Forecast (Zusage erteilt). Damit erhalten wir nun jederzeit Einblick in den aktuellen Stand unserer Vertriebssituation. Das ist eine einfache und effiziente Variante, wie man ein CRM zur Vertriebssteuerung einsetzen kann.

Außendienst digital in den Ablauf einbinden

Viele Unternehmen zwingen ihre Vertriebsmitarbeiter mit dem CRM arbeiten zu müssen. Aber wer mit Kunden spricht, braucht unkomplizierte Tools. Vertrieb muss gut verkaufen können. Und vor allem: gut abschließen. Denn auch wenn wir hier von Vertrieb sprechen: Es geht immer um Verkauf. Am Ende werden alle am Umsatz gemessen.

Das digitale Verkaufsgespräch startet auf dem Tablet. Damit treten Vertriebsmitarbeiter heute effizienter und überzeugender auf als jemals zuvor. Sie verfügen stets über alle notwendigen Unterlagen, Analysen und Referenzen und interaktive Inhalte entfalten eine hohe Überzeugungskraft.

Ausrichtung auf den Abschluss: Verkaufsgespräche analysieren

Hier empfehlen wir MySalesGuide, dass wir selbst nutzen. Diese digitale Vertriebsmappe enthält alle Verkaufsunterlagen, um eine einheitliche Geschichte zu erzählen. Sie funktioniert wie ein Assistenzsystem und führt Verkäufer durch ein einheitliches und erprobtes Verkaufsgespräch. Damit Angebote und Preise so erklärt werden, wie man sie im CRM definiert hat.

Dashboard Digitaler Vertrieb

Dabei unterteilt MySalesGuide das Verkaufsgespräch in die Phasen (1) „Kennenlernen“, (2) „Vorstellen“, (3) „Überzeugen“ und (4) „Auftrag erhalten“. MySalesGuide verfolgt sogar die Kundendialoge und erfasst zum Beispiel Gesprächsdauer, Reihenfolge der abgerufenen Informationen und Antworten. Es analysiert das Verkaufsgespräch und passt die Inhalte immer weiter an die Informationsbedürfnisse einzelner Kundengruppen an.

Vertriebsmitarbeiterin Glücklich

So wählt das Werkzeug automatisch den Ablauf aus, der den jeweiligen Kunden mit der größtmöglichen Wahrscheinlichkeit überzeugt. Davon profitieren vor allem noch unerfahrene Vertriebsmitarbeiter und jeder Verkäufer erhält die Vertriebsinformationen, die auf seine Kundensegmente abgestimmt sind.

Ein Cockpit für den Vertrieb

Vertrieb Cockpit

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass digitale Verkaufsgespräche mit einem Tool wie MySalesGuide gezielt und nachhaltig ablaufen. Es ist deutlich nutzerfreundlicher als ein CRM und sorgt für mehr Motivation bei Vertrieblern. Sie geben die Daten freiwillig ein – weil sie selbst davon profitieren. Zusätzlich ist es möglich, diese Art des Verkaufens schnell bei neuen Mitarbeitern zu schulen.

Dabei ist das Verkaufsgespräch komplett digitalisiert. Der Vertriebler kann ein Angebot vor Ort erstellen und Kunden mit einem Finger unterschreiben lassen.

Damit die Kundendaten aus dem CRM vorliegen, empfiehlt es sich, MySalesGuide in das bestehende CRM-System zu integrieren. Damit können auch die Ergebnisse des digitalen Verkaufsgesprächs in das Pipeline-Management und in den Forecast zurückfließen.

Analytics im digitalen Vertrieb

Liegen die Ergebnisse aus den Verkaufsgesprächen detailliert vor, schlägt die Stunde der Analytik. Was man messen kann, kann man verbessern. Wir haben zum Beispiel mit Microsoft Power BI ein Dashboard aufgebaut, mit dem unser Vertrieb eine Sicht auf alle Daten erhält – in Echtzeit.

Power BI zur Vertriebssteuerung

Power BI ist eine Plattform für Datenaufbereitung, Visualisierung und Reporting mit der sich Analysen ohne tiefgehendes IT-Know-how durchführen lassen. Das Microsoft-Tool bietet viele Schnittstellen und ist standardmäßig in Dynamics 365 integriert. Auch die Einbindung von externen Marktdaten aus dem Web ist möglich.

Der Cloud-Dienst von Microsoft ist wirklich mächtig, arbeitet sehr schnell und man kann seine Vertriebssicht sehr individuell abbilden. Die Oberfläche ist durch die Integration in Excel intuitiv zu bedienen.

Ausblick: Künstliche Intelligenz im Vertrieb

Wenn Sie viele Daten gesammelt haben, bietet Microsoft auch verschiedene Services rund um künstliche Intelligenz in Dynamics an. Beispielsweise ermöglicht Dynamics 365 Customer Insights KI-gestützte Kundenanalysen, anhand derer sich Kundenbedürfnisse besser verstehen lassen.

Damit lässt sich das Verhalten der Kunden auswerten und Muster erkennen, damit der Vertrieb zielgerichteter und genauer verkaufen kann. Künstliche Intelligenz zeigt uns, ob vielleicht in einer Branche Bedarf für ein spezielles Thema vorliegt. Oder vielleicht sind die Preise in einer bestimmten Zielgruppe zu hoch.

Microsoft Dynamics AI

Fazit: Vernetzen Sie Innendienst, Außendienst und Steuerung

Mit diesen drei Bereichen von der Qualifizierung im CRM über das digitale Verkaufsgespräch bis hin zur Auswertung haben wir einen Bogen geschlagen, wie eine digitale Vertriebssteuerung heute aussehen kann.

Es geht nicht nur darum, ein CRM-System zu konfigurieren, sondern auch zu klären, wie Vertriebsmitarbeiter unterwegs digital arbeiten. Ein digitales Verkaufsgespräch führt zu einer höheren Conversion und sorgt für einen reibungslosen Fluss der Daten. Damit Unternehmen diese Daten analysieren und Prozesse optimieren können, ganz bestimmt in naher Zukunft auch mithilfe künstlicher Intelligenz.

Daniel Schwarze

Ich bin Geschäftsführer der KK IT.SYSTEMS GmbH und begleite mittelständige Unternehmen seit vielen Jahren bei der Konzeption und Realisierung von Geschäftsstrategien im Bereich Information Management und Kunden Management. Im Laufe meiner Karriere war ich Berater bei Microsoft Consulting Services und habe viele Projekte erfolgreich abgeschlossen.

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