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Digitalisierungsstrategie in Unternehmen

Digitalisierungsstrategie in Unternehmen

Wie Sie Strategie und Umsetzung mit effektiven Projektmodellen verbinden

Heutige Unternehmen benötigen eine digitale Strategie

IT Projekte gelten im allgemeinen Sprachgebrauch als komplex und teuer mit der Konsequenz, dass in vielen Unternehmen die Modernisierung schlichtweg vernachlässigt wird.

In den letzten Jahren konnten allerdings neue Technologien in den Bereichen Cloud, Apps und BigData wieder das Interesse von Unternehmensleitern und Intrapreneuren wecken, neue Ideen mit Hilfe dieser neuen Technologien zu verproben oder gar neue digitale Geschäftsmodelle erfolgreich zu realisieren.

Ein weit verbreitetes Problem hierbei ist, dass die neuen Technologien oftmals mit den klassischen Modellen und -methoden aus den letzten 20 Jahren eingeführt werden und damit Einführungskosten und Komplexität steigen oder kurz gesagt:

Das Risiko, eine klassische IT-Infrastruktur anstatt eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu erhalten, ist damit recht hoch.

Die ursprüngliche Herausforderung, die IT-Funktionalitäten für relevante fachliche Anforderungen bereitzustellen, ist nicht mehr das eigentliche Problem in der IT. Wir haben vielmehr den Status erreicht, dass nahezu alles mit Hilfe von aktuell verfügbaren IT-Komponenten designed, entwickelt, gebaut und/oder angepasst und individualisiert werden kann.

Digitalisierung benötigt den Bezug zur Fachlichkeit der Geschäftsprozesse, um damit durch die neuen Technologien das bestehende Geschäftsmodell zu modernisieren oder gar in ein neues digitales Geschäftsmodell zu transformieren.

Um IT-Projekte so zu realisieren, braucht es vorab eine andere Wahrnehmung eines IT-Projektes. In erster Linie sollten klassische IT-Projekte nicht mehr realisiert, sondern vielmehr hinterfragt werden, ob eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von IT-Komponenten das gewünschte Ergebnis eher erreicht.

IT-Projekte liefern in erster Linie eine IT-Infrastruktur, um bestehende Anforderungen in IT zu implementieren ohne hierbei zu hinterfragen, ob diese Anforderungen nach der Implementation eine Verbesserung im Geschäftsmodell nach sich zieht. Der Schwerpunkt liegt hierbei in der Bereitstellung eines funktionierenden IT-Systems mit dem Merkmal „Works as Designed“.

Digitalisierungsprojekte haben hingegen ihren Schwerpunkt in der Fachlichkeit der Anforderungen. Es wird hinterfragt, welche Prozesse zu einer Verbesserung des Geschäftsmodells führen mit der Konsequenz, wertschöpfende Prozesse zu digitalisieren, um damit in relevanten Bereichen gezielt und nachhaltig geschäftsrelevante Ziele zu erreichen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Solche Projekte gab es schon früher. Wir nannten diese Fachprojekte, welche mit Hilfe von IT-Komponenten umgesetzt werden. Mit klassischen IT-Projektmodellen sowie unflexibler IT-Infrastruktur waren diese gut gedacht, allerdings schlichtweg nicht wirtschaftlich umsetzbar.

Heute ist das „gute alte“ wieder aktuell. Wir bezeichnen diese Art von Projekten nun als: Digitalisierungsprojekte.

Die notwendige Erfahrung, solche Projekte zu realisieren, ist bei bei klassischen IT-Dienstleistern oft nicht vorhanden, jedoch in der Strategieentwicklung seit Jahren etabliert. Problem hierbei ist, dass ein klassisches Strategieprojekt nicht die beschriebenen Ergebnisse liefert. Es produziert vielmehr ein Konzept – wir sagen an dieser Stelle auch gerne Brainwork – ohne die notwendige Umsetzung.

Um diese 2 Welten aus IT- und Strategieberatung zusammenzuführen, braucht es ein neues Vorgehensmodell.

Bei der KK IT.Systems haben wir aufgrund dieser Herausforderungen ein eigenes Vorgehensmodell entwickelt, welches Geschäftsanforderungen mit Fähigkeiten aus IT-Komponenten verbindet und diese im Rahmen eines Digitalisierungsprojektes umsetzt. Wir nennen diese Vorgehensmethodik „Rapid Delivery“.

Rapid Delivery – Was ist das genau?

RapidDeliveryAbstrakt

Das Ziel mit Rapid Delivery ist es, mit Best Practice Modellen aus dem Bereich Design Thinking und eigenen Methoden die Fachlichkeit eines Digitalisierungsprojektes schnell und strukturiert kennenzulernen, damit das Nutzen-/Wirkungsverhältnis der jeweiligen Anforderungen auf das jeweilige Geschäftsmodell zu übertragen und das Umsetzungsprojekt im Kontext von Projektbudget und gewünschten Ergebnis erfolgreich zu realisieren.

Die Projektrealisierung erfolgt im Rahmen eines agilen Projekt-Modells mit den Phasen „Konzept“ (1), „agile Projektumsetzung“ (2) und „Go-Live“ (3).

Im Detail unterteilt sich die Konzeptphase in die Schritte Projekt Kick-Off, Analyse der Geschäftssituation sowie IT-Systeme inkl. relevante Abhängigkeiten, Konzepterstellung inkl. Projektplan, Projekt-Priorisierung, Erfassung von User-Stories (Anforderungspakete), Rollen und Verantwortlichkeiten sowie ein ergebnisorientierter Umsetzungsplan inkl. Sprint -Realisierung. Da die Rapid-Delivery Methodik auf einem agilen Projektmodell basiert, sprechen wir von der „Phase 1“ ebenfalls von einem „Sprint 0“.

Im Rahmen eines Strategie-Projektes wird der Umsetzungsplan über eine ganzheitliche Zielbild-Erarbeitung und Business-Case Betrachtung priorisiert und erarbeitet.

Die Phase „agile Projektumsetzung“ (2) basiert auf sogenannten Sprints (Etappen), in welchen die projektrelevanten Teile agil realisiert werden. Damit unterstützen wir zudem nachhaltig den Know-How Transfer in die Organisation unseres Klienten.

Nach der Umsetzung wird der erfolgreiche Projektstart im Rahmen der „Go-Live“ Phase (3) mit einem Early-Life-Support sichergestellt. Eine nachfolgende OnBoarding-Phase (4) ist in unserer Rapid-Delivery Methodik optional erhältlich, da diese Maßnahmen mit Stabilisierung und Support meist ein eigenes nachgelagertes Projekt darstellt.

Der Aufwand für die Phase „Konzept“ (1), hat erfahrungsgemäß meist 30% des gesamten Projektaufwands. 70% der Aufwände stehen für die Phase „Umsetzung“ (2) und Phase „Go-Live“ (3) zur Verfügung. Wir sprechen in dieser Situation gerne auch von einem Projekt Konzept-/Umsetzungsverhältnis von 30/70.

Wenn die Anforderungen im Rahmen eines Digitalisierungsprojektes vom Klienten vorab gut vorbereitet wurden, kann die Aufteilung auch auf 20/80 variieren. Projekte, die bereits über eine Rapid-Delivery Konzeption verfügen, haben ebenfalls mehr Ressourcen für eine Umsetzung zur Verfügung – meist ist der Aufwandsanteil geringer als 20%.

Der Projektzeitraum für Rapid-Delivery Projekte sind mit einem maximalen Zeitraum von 6 bis 8 Monaten versehen, d.h. es werden die digitale Konzeption sowie die agile Umsetzung inkl. Abnahme innerhalb dieses Zeitraums geliefert. Projekte, welche für grösser 8 Monate ausgelegt sind, verlieren meistens den ursprünglichen Fokus und können das ursprünglich geplante Kosten-/Nutzen-verhältnis nicht mehr einhalten.

Wenn es gewünscht ist, In-Budget-, In-Time- oder In-Time&-In-Budget-Projekte mit der Rapid Delivery durchzuführen, so verfügt, dass Projektmodell die notwendigen Stellschrauben, um diese Projektform zu realisieren.

Durch die zahlreichen durchgeführten Rapid Delivery Projekte war es uns möglich, eigene Projektvorlagen zu entwicklen, um damit individuelle Projektanfragen in standardisierte Projektvorlagen zu überführen. Diese Best-Practice-Modelle unterstützen dabei, zusätzliche Risiken in der Projektkommunikation zu reduzieren sowie die Werthaltigkeit der zu lieferenden IT-Anwendung zu erhöhen.

Unsere Erfahrung mit Rapid Delivery zeigt eine Wertsteigerung von 50 – 100% sowie eine Kostenreduktion von 30% oder mehr gegenüber klassischen IT-Projektmodellen.

Rapid Delivery in der Praxis

Die Anfrage eines etablierten Unternehmens aus der Logistikbranche hatte unser Interesse geweckt, da die geforderten Anforderungen unserem Angebotsportfolio entsprachen und das Unternehmen mit seiner Anfrage einen visionären Ansatz verfolgte.

Kurz gesagt: Genau ein Projekt, für das wir uns engagieren wollten.

Unser Klient hatte die Anforderung, die internen Kommunikationsprozesse so zu digitalisieren, dass alle Kundenservice-Mitarbeiter über ein zentral verfügbares Kontaktmanagement auf die Kundenhistorie zugreifen können und mit deren Business-Partnern in Echtzeit auf Basis einer App kommunizieren können, um Lieferung von Paketen zu steuern sowie deren Lieferstatus nachhalten zu können.

Wir haben eine Architektur auf Basis Microsoft Dynamics 365, Azure sowie eine eigenentwickelte App für Apple und Android vorgeschlagen, um damit einerseits die Lösung in 6 bis 8 Monaten bereitzustellen sowie eine Entkopplung von Lizenzkosten zu haben, falls diese Lösung flächendeckend eingesetzt wird.

Der Klient hatte sich entschieden, mit uns einen Prototypen zu starten. Dieser wurde in 3 Monate voll funktionsfähig geliefert, mit der Entscheidung die fertige Lösung 4 Monate später in der produktiven Betrieb zu übernehmen.

Auf Basis unseres Rapid-Delivery Modells konnten wir eine vollumfängliche Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf Basis der Microsoft Plattform in 7 Monaten bereitstellen mit der Konsequenz, dass Lösung wie geplant in Produktion übernommen werden konnte. Unser Klient hatte uns die IT-Umgebung nach einem erfolgreichen GO-Live und Early-Life-Support abgenommen.

Durch die ganzheitliche Digitalisierung der Geschäftsprozesse sowie der Unternehmenskommunikation ist es nun möglich, Interaktionsdaten zwischen dem Kundenservice und den Business-Partnern sowie Bewegungsdaten der einzelnen Pakete zu erheben und diese miteinander in Verbindung zu setzen. Das versetzt unseren Klienten in die Lage, die eigenen Wertangebote auf Basis der existierenden und neuen Kundensegmenten besser zuzuschneiden und damit nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Mit einem klassischen IT-Projektmodell Ansatz wäre die IT-Anwendung vermutlich nicht entstanden. Es wäre in 7 Monaten nicht lieferbar gewesen und hätte zu einem höheren Kostensatz nur eine Standard-Applikation ohne den notwendigen Geschäftskontext erreicht.

Projekt-Vorlagen für eine zielgerichtete Projektumsetzung

Unsere Erfahrungen und Erkenntnisse aus unseren IT-Projekten der letzten 15 Jahre haben uns dazu veranlasst darüber nachzudenken, wie wir immer auftretende Projektmuster in Projektvorlagen übernehmen können.

Wir kennen die Situation nur zu gut, dass jedes Unternehmen mit seinen Herausforderungen individuell ist und es auch nach einer Digitalisierung bleibt. Jedoch sehen wir in der Durchführung von IT- und Digitalisierungsprojekten auch immer sehr ähnliche Schwierigkeiten, Fragestellungen sowie notwendige Punkte, in denen Überzeugungsarbeit geleistet werden muss.

Ein gut gelaunter Projektmanager bei uns würde behaupten, dass die Aufgaben und Arbeiten innerhalb seines Projektes zu 70% bis 85% immer gleich sind.

Damit war die Idee von standardisierten Projektvorlagen geboren.

Für folgende Projekte nutzen wir heute bereits Projektvorlagen mit Hilfe unserer Rapid-Delivery Methodik:
– Einführung und Modernisierung eines CRM-Systems für eine gezielte und nachhaltige Vertriebssteuerung
– Digitalisierung des Verkaufsgesprächs
– Realisierung eines Customer Experience Managements auf Basis CRM im Service Umfeld
– Realisierung einer Customer Success Management Plattform
– Realisierung einer erfolgreichen Marketing Automation
– Einführung eines Information Management Systems
– Enterprise Apps-Entwicklung für Apple und Android

Weitere Projektvorlagen sind bereits in Bearbeitung und werden von uns für die interne Nutzung nach und nach freigegeben. Die produktive Verwendung von Projektvorlagen ist für uns wichtig, wenn etablierte Erfahrungen gemacht wurden, um die erfolgskritischen Aspekte klar steuern zu können.

Rapid Delivery – next level

Ein wichtiges Learning für uns aus den zahlreichen Digitalisierungsprojekten ist, dass ein Interdisziplinäres Team aus Experten des Dienstleisters sowie des Klienten eine bessere Priorisierung von relevanten User-Stories ermöglicht und damit das Kosten-/Nutzen-Verhältnis in der Ergebnislieferung eindeutig verbessern kann.

Eine weitere Überlegung innerhalb unserer Rapid-Delivery-Methodik ist eine Verbesserung der Projektdurchführungsschritte in kleinere und eindeutige Maßnahmen, damit gewöhnliche Projektmanager in die Lage versetzt werden, Rapid-Delivery schnell zu erlernen und erfolgreich in Digitalisierungsprojekten einzusetzen.

Ebenfalls sehen wir momentan durch die diversen Möglichkeiten im Bereich der Analytics, Machine Learning und Künstliche Intelligenz realistische Chancen, Rapid-Delivery im Rahmen eines KI-Modells zu digitalisieren und damit ein Assistenzsystem für Projektmanager bereitzustellen, um gerade klassische Fehler im OnBoarding und Realisierung eines Digitalisierungsprojektes zu vermeiden.

Abschliessend möchten wir noch sagen, dass in den von uns verwendeten Projektvorlagen ein grosses Potential verborgen ist, um Komplexität in Digitalisierungsprojekten zu reduzieren. Eine eventuelle Überlegung hierbei ist eine Vermarktung dieser Erfahrungswerte und Erkenntnisse oder Spin-Off in einem separaten Unternehmen unseres Dfactory-Unternehmensnetzwerks.

Daniel Schwarze

Ich bin Geschäftsführer der KK IT.SYSTEMS GmbH und begleite mittelständige Unternehmen seit vielen Jahren bei der Konzeption und Realisierung von Geschäftsstrategien im Bereich Information Management und Kunden Management. Im Laufe meiner Karriere war ich Berater bei Microsoft Consulting Services und habe viele Projekte erfolgreich abgeschlossen.

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