Informationsmanagement im Unternehmen

Informationsmanagement im Unternehmen

Um die richtigen Entscheidungen zu treffen brauchen Sie Informationen. Um die perfekte Strategie für Sie zu entwickeln brauchen Sie Informationen. Davon gibt in unserer heutigen Zeit sehr viele. Um eine bessere Kollaboration in Ihrer Firma sicherzustellen müssen Sie unkompliziert fließen können. Gutes Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen sorgt dafür, dass all diese Herausforderungen bewältigt werden. In diesem Beitrag wollen wir Sie konkret in das Thema einführen.

Informationsmanagement abstraktes bild

Alles was Sie über Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen wissen sollten

Informationsmanagement ist die Schnittstelle aus Betriebswirtschaftslehre und Ingenieurwissenschaften mit dem Ziel, Informationen im Unternehmen zu verwalten. Einerseits steht die Entwicklung der Informationswissenschaft im Vordergrund, andererseits geht es um das Informations- und Kommunikationsmanagement im Unternehmen. Tagtäglich kommen im Unternehmen Informationsflüsse zusammen, die sortiert, analysiert und zugeordnet werden müssen. Mit den verschiedenen elektronischen Schnittstellen stehen zahlreiche Verkehrsknotenpunkte zur Verfügung, die das Unternehmen zu einem riesigen Informationssystem verbinden. Es unterstützt die interne Kommunikation und ist Bindeglied zwischen Unternehmen und der Öffentlichkeit.

Was bedeutet Informationsmanagement (IM)?

In Zeiten der Digitalisierung sollten Unternehmen in der Lage sein, physische und elektronische Informationen korrekt zu sammeln, zu organisieren (speichern), zu nutzen und den richtigen Personen schnell zur Verfügung zu stellen. Diese ganzen Tätigkeiten werden im Begriff Informationsmanagement (IM) gebündelt.

Informationsmanagement Bedeutung

Eines der wichtigsten Sachziele des Unternehmens ist es, eine aufgabenorientierte Informationsverarbeitung zu gestalten. Die Gewährleistung der Kommunikationsfunktion mit dem Zweck der Informationsverarbeitung ist eines der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen.

Im Bereich der digitalen Kommunikation gibt es keine räumliche Beschränkung. Networking und digitale Kommunikation kann überall und an jedem Ort geschehen. Das macht auch den Geist des Menschen flexibler für neue Eindrücke.

Die Arbeit in sozialen Netzwerken hat unsere Wahrnehmung der Welt und der Menschen verändert und auch zu einer Neuordnung der menschlichen Kommunikation geführt.

Im Rahmen der digitalen Transformation werden Berufs- und Privatleben schneller und flexibler. Sich verbinden, zusammenarbeiten, neue Verbindungen aufbauen, alte Verbindungen abbrechen, Freude dabei haben und die Welt digital sehen: das ist die Perspektive, die Menschen in jungen Jahren und im mittleren Alter schon heute pflegen und die sich ab 2020 sicher noch verstärken wird.

Ziel der Digitalisierung des Informationsmanagements ist es, Informationen besser zugänglich zu machen und diese vor dem Zugriff durch unbefugte fremde Systeme zu schützen. Die Digitalisierung der Informationssysteme soll auch dazu führen, die Welt immer perfekter zu machen und an die Bedürfnisse ihrer Nutzer anzupassen.

Es geht darum, Informationsprozesse so auszuloten, dass die Nutzer in einem mehrschrittigen Denkprozess einfach auf die richtigen Lösungen kommen. Realität ist aber, dass es heute häufig eine Flut auf die Kommunikationskanäle gibt, so dass die Informationen mit bedeutendem Inhalt erst extrahiert werden müssen.

Es ist noch nicht so, dass alle Unternehmen diese digitale Perspektive sehen, aber in vielen Unternehmen gehören diese Informations- und Kommunikationsprozesse bereits zum Alltag. Häufig ruht man sich auf seinen Pfründen und Schätzen aus, die man im Laufe der Zeit angespart hat.

Der Weg in eine flexiblere Lebensperspektive ist jedoch, neue Strukturen schneller umzusetzen und Informationsflüsse zu schaffen, die nicht nur von Einzelnen gesehen werden, sondern für alle nutzbar und damit auch rentabel sind. Wir verstehen, dass als digitales Dilemma.

Im Bereich der Informationsstrukturen sind es immer noch die Kenntnis menschlicher Strukturen und das Einfühlungsvermögen, die oftmals den Unterschied machen.

Konkrete Beispiele zum Informationsmanagement in Unternehmen

Als Beispiel für ein Informationsmanagementsystem kann man etwa ein Informations- Steuerungssystem nehmen, dass die Kommunikation zwischen den verschiedenen Mitarbeitern im Unternehmen steuert. Es können darauf schriftliche Nachrichten in Form von Messages, Voice-Nachrichten und Newslettern weitergeleitet werden. Der Vorteil ist dabei, dass ein Teil der Unternehmenskommunikation im EDV-System festgehalten wird und auch sauber dokumentiert wird, statt nur im informellen Rahmen zu passieren.

Die Qualität der Informationsflüsse trägt erheblich dazu bei, die Stärke des Unternehmens zu fördern und die Außenwirkung in positivem Licht erscheinen zu lassen.

Welche (IT-)Systeme braucht man dafür?

Systeme Informationsmanagement

 

Content-Management-Systeme (CMS)

Vorteile eines CMS sind, dass die Inhalte, die im Rahmen der Unternehmenskommunikation wichtig sind, in strukturierter Weise verarbeitet werden und zur weiteren Nutzung zur Verfügung stehen.

Zur Programmierung des Content-Management-Systems stehen HTML, CSS, Javascript, PHP und MySQL zur Verfügung. Diese interne Content-Programmierung ist im kleineren Format denkbar. Die Einführung eines Content-Management-Systems ist für mittlere und große Unternehmen die bessere Alternative. Da sich das meist komplizierter ist, als es scheint können wir Ihnen bei der Einführung und Personalisierung dieser Systeme gerne helfen.

Wenn man ein CMS einstellt, dann ist es wichtig zu prüfen, ob das System bereits vorhandene Systeme, wie zum Beispiel die Unternehmenswebsite, überlagert. Die Einführung eines CMS erfordert die Weiterbildung der Mitarbeiter und ist unter Umständen mit einer deutlichen Umstellung der Denkprozesse verbunden. Man muss auch prüfen, ob das Content Management System den richtigen Rahmen hat. Das Content Management System übernimmt Design, Layout und Technik der Informationsnutzung. Es ist komplex und die Mitarbeiter des Unternehmens arbeiten täglich mit diesem System. Inhalte werden über einen Texteditor eingegeben.  Ein CMS, das einmal läuft, bietet eine stabile Arbeitsoberfläche für die Gestaltung der Informations- und Kommunikationsprozesse.

Wissensmanagement Systeme

Beim Wissensmanagement geht es darum, das Unternehmenswissen transparent und für die beteiligten Mitarbeiter zugänglich zu machen und dafür zu sorgen, dass das Wissen nicht für jeden zugänglich ist, sondern vor dem Zugriff durch unbefugte Fremde geschützt ist. Im Wissensmanagement soll der Bestand  an Wissen verwaltet und gespeichert werden sowie umsetzbar gehalten werden.

Wissensmanagement befasst sich wie der Name schon sagt mit dem Management von Wissen. Der Ablauf hier ist der Erwerb des Wissens, die Entwicklung, Speicherung und Verteilung des Wissens.  Man kann sagen, dass das Wissen die wichtigste Ressource des Unternehmens ist.

Zum Wissensmanagement  gibt es spezielle Wissensdatenbanken, mit denen sich Informationen gut strukturiert beziehen lassen. Das Programm Yellow Pages kann zum Beispiel die Mitarbeiterdaten speichern, Arbeitsprozesse dokumentieren und bei der Mitarbeitersuche helfen.

Im Web 2.0  wird heute besonders das Programm Wiki genutzt, um Wissen zu speichern. Ein Teil des Arbeitsprozesses der Mitarbeiter ist es hierbei, ihr Wissen in der Datenbank zu dokumentieren und auch anderen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Die Bearbeitung und Vervollständigung des Wissens ist eine Aufgabe der Mitarbeiter, die an der Bearbeitung im Intranet beteiligt sind.

Document Management Systeme

Dokumenten-Management-Software verwaltet digitale Dokumente. Die Dokumente werden nach Schlagworten sortiert und abgelegt mit dem Ziel der Wiederauffindbarkeit. Normalerweise erfordert dieser Prozess speziell geschultes Personal. Im Normalfall werden die Dokumente auf einem Netzwerklaufwerk abgelegt.

Gerade im Bereich einer Steuerprüfung zahlt sich der Einsatz eines Dokumenten Management Systems aus. Es ist aber eher schwer, diese Systeme einzuführen, weil die Mitarbeiter erst vom Nutzen eines solchen Systems überzeugt werden müssen, das von ihnen einen Mehraufwand erfordert. Heutzutage findet man in der digitalen Dokumentenverwaltung alle Schriftstücke. Im Rahmen der OCR-Texterkennung kann die Software Dokumente in sekundenschnelle durcharbeiten.

Beispiel: AMAGNO ist eine moderne Dokumenten-Management-Software, die als ein Digital Workplace eingesetzt werden kann. Dadurch wird die Büroarbeit digitalisiert und automatisiert. DMS bedeutet Zeitersparnis und verbesserte Arbeitsqualität.

Moderne digitale Dokumentenmanagement Software wie AMAGNO bezeichnen sich als Digital Workplace, da sie die bisherige analoge Büroarbeit im hohen Maße automatisieren und den Mitarbeiter entlasten. Digital-Workplace-Lösungen assistieren den Mitarbeitern in einem so großen Maße, dass diese einen erheblichen Zeitgewinn und Arbeitsqualität zurückgewinnen. Die Einführung eines digitalen Dokumenten-Managementsystems führt zur Modernisierung des Schriftverkehrs und leistet einen deutlichen Beitrag zur Digitalisierung der Informationsbeschaffung.

Das Dokumentenmanagement ist sehr sicher, denn es lässt sich auf jeden Benutzer individuell einstellen. Daten können importiert werden und es können Datenexporte aus anderen Medien übernommen werden. Die Zugriffsrechte sind je nach Erfahrung der Nutzer als Mitarbeiter oder Administrator definiert.

Software Lösungen Informationsfluss

Welche konkreten Lösungen gibt es auf dem Markt?

Das nach unserer Erfahrung robusteste Tool auf den Markt zur Informationsverarbeitung ist das bekannte Office 365. Es ist ein komplexes Daten-, Informations- und Verwaltungsprogramm, das den gesamten Umfang von Microsoft Office beinhaltet. Kleine Empfehlung von mir: ich habe einen kleinen Artikel über Dinge geschrieben, die Sie mit Office 365 tun können, die Sie noch nicht wussten.

Welche Vorteile bietet Microsoft mit Office365/Sharepoint?

Microsoft Office bietet im Bereich Office 365 die Möglichkeit, Arbeitsoberflächen mit Hilfe des Programms Sharepoint zu teilen. OneDrive ermöglicht jedem Nutzer einen Speicher von einem TB. Es können Daten sicher mit Kollegen innerhalb und außerhalb des Unternehmens geteilt werden. Es gibt eine Funktion für Content Management und Inhalte aus Bibliotheken können mit Hilfe von Metadaten gespeichert werden. Es können für die einzelnen Teams Webseiten eingerichtet werden, um das gesamte Team auf einen Stand zu bringen. Es können auch Kommunikations- Webseiten erstellt werden, damit sie ihre Botschaften im Unternehmen ausstellen können. Im Rahmen des Intranets ermöglicht Sharepoint, dass sich die Mitarbeiter verbinden  und Nachrichten übertragen können, Ressourcen freigeben können, Botschaften übermittelt und Mitarbeiter motiviert werden können.

Auf Sharepoint-Basis lassen sich etliche individuelle Softwares kreieren, die genau zu Ihrem Unternehmen passen.

Sharepoint illustration

Alternativen zu Office 365

Die OpenOffice Suite umfasst eine Tabellenkalkulationsprogramm, ein Textverarbeitungsprogramm, eine Datenbanklösung und ein Präsentationsprogramm. Das Programm ist in der Lage, Microsoft Office Dateien zu verarbeiten. Es ist komplett kostenlos.

LibreOffice ist ein Ableger von Open Office, wodurch die beiden Programme in sich recht ähnlich sind. Es sind jedoch eigenständige Formate. Man kann damit Microsoft-Formate wie DOCX, PPTX und XLSX bearbeiten und abspeichern. Hier gibt es viele neue Funktionen und Updates. Seine Anwendung ist kostenlos.

Weil Open Office normalerweise keine Email-Plattform bietet, kann man auf ein spezielles Email-Programm zugreifen. Ein Programm ist Thunderbird, das sehr leistungsstark ist. Es ist eine vollwertige Alternative zu Microsoft.

Kingsoft Office ist eine kostenlose Alternative, die im Internet heruntergeladen werden kann. Wie die anderen Programme enthält das Programm ein Tabellenverarbeitungsprogramm, eine Textverarbeitung und eine Präsentationssoftware. Auch ein PDF-Konvertierer ist dabei. Die Ähnlichkeiten mit Microsoft Office sind groß. Man kann sich leicht auf das Programm einstellen.

Google Drive ist ebenfalls eine Plattform die unter anderem Tabellen, Textverarbeitung, Präsentationen uvm anbietet.  Man kann Google Drive mit dem Browser aufrufen oder es mit dem Desktop verbinden. Es wird ein Google-Account benötigt. Darüber bekommen Sie 15 GB Speicherplatz. Meiner meinung nach die beste Alternative. Sie ist allerdings komplett auf Cloud ausgelegt und Ihre daten lagern nicht Firmenintern, was bei Betriebsgeheimnissen ein Problem darstellen kann.

Was ist die Zukunft von Information Management?

Herausforderungen IM Zukunft
Herausforderung des IMs in der Zukunft

Es setzen inzwischen immer mehr Unternehmen auf digitales DMS oder ECM (Enterprise Content Management) , um Managementsysteme für Informations- und Dokumentenverwaltungs- Programme einzuführen und zu nutzen. Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung nimmt die Bedeutung moderner Kommunikationsformen wie Chats, Instant Messaging und Blogging zu. Sowohl für die interne als auch externe Unternehmenskommunikation sind diese Bereiche wichtig.

Das Ganze korreliert mit den persönlichen Kommunikationsverhalten: Es werden Cloud-Daten gespeichert, Links in sozialen Netzwerken ausgetauscht und Kontakte über Messenger gepflegt. Die Möglichkeiten zur Prozessoptimierung sind unendlich.

In Zeiten der Globalisierung spielt die überregionale Vernetzung eine besondere Rolle. Über neue Kommunikationsformen arbeiten Teams  aus verschiedenen Ländern in Projektgruppen oder Projektteams.  Ziel für die Zukunft ist die sogenannte Social Collaboration, das heißt das perfekte Soziale Miteinander zur Optimierung der Leistungsfähigkeit, das zurzeit aber in den meisten Unternehmen noch eine Vision ist.

Der Bereich künstlicher Intelligenz bleibt auch ein Thema: Je mehr auf Plattformen zusammen gearbeitet wird, desto mehr künstliche Intelligenz entsteht. Künstliche Intelligenz ist stärker als menschliche Intelligenz, nicht mit Emotion behaftet  und wenn sie einmal entstanden ist, dann kann sie umgearbeitet werden und an verschiedenen Orten genutzt werden.

Die genannten Programme bieten im Normalfall ein hohes Maß an Datenschutz. Wenn man allerdings auf einer Plattform arbeitet und seine Dokumente dort ablegt, dann muss man sich bewusst sein, dass ein Teil des Arbeitsbereichs eben nicht gesondert geschützt ist, sondern der Gefahr des Zugriffs durch Dritte unterliegt.

Dennoch kann man die Zugänge durch Passwörter und Speicherung der Nutzungswege sicherer machen. Der Nutzer eines Informationsmanagement- Programms will sicher sein, dass seine Daten so gut wie möglich in seinem Sinne verwendet werden. Informationssysteme wie Microsoft Office 365 sind zwar ziemlich sicher, werden aber mit den steigenden Cyberattacken immer weiter entwickelt.

Fazit

Informationsmanagement im Betrieb so wie im Privaten spielt schon lange eine besondere Rolle und wird auch in Zukunft nicht an Wichtigkeit verlieren. Es gibt komplexe Programme zur Informations- und Dokumentenverwaltung, die vom Unternehmen angeschafft werden müssen, und deren Einführung auch tatsächlich eine Umstellung der Kommunikationsprozesse bedeutet. Im Internet gibt es kostengünstige Alternativen zur Erstellung eines digitalen Büros wie Office 365 und Open Office, die ebenfalls zum Informationsmanagement genutzt werden können.

 

Daniel Schwarze

Ich bin Geschäftsführer der KK IT.SYSTEMS GmbH und begleite mittelständige Unternehmen seit vielen Jahren bei der Konzeption und Realisierung von Geschäftsstrategien im Bereich Information Management und Kunden Management. Im Laufe meiner Karriere war ich Berater bei Microsoft Consulting Services und habe viele Projekte erfolgreich abgeschlossen.

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