Optimale Zusammenarbeit: 10 Dinge, die Sie noch nicht über Office 365 wussten

Ein eigenes Intranet für Ihre Firma, Telefonieren in das normale Telefonnetz und besonderer Schutz Ihrer Daten – dies ist alles mit Office 365 möglich. Hier sind 10 Dinge über Ihr Office 365 Paket, die Sie womöglich noch nicht wussten.

Microsoft Office 365 beinhaltet das normale Office Paket mit MS Word, MS Exel, MS PowerPoint und so weiter. Diese Anwendungen sind Ihnen bestimmt bekannt, aber dennoch gibt es Funktionen, von denen Sie wahrscheinlich nichts wussten. Außerdem stellen wir Ihnen noch zu den weiteren Anwendungen des Office 365 Paketes, die ebenfalls enthalten sind und die Sie vielleicht noch zu erkunden haben.

Hack #1: mit PowerPoint Ihren Bildschirm aufnehmen

Eine etwas unkonventionelle Art Ihren Bildschirm aufzunehmen, aber Sie funktioniert. Wenige wissen es, aber PowerPoint erlaubt es Ihnen Ihren Bildschirm aufzunehmen, ohne direkt eine teure Software einzukaufen. Unter Bildschirm Aufzeichnung im Bereich Einfügen finden Sie diese Funktion.

Pro Tipp: Während Sie eine Präsentation halten können Sie in Teilbereiche der Folien mit der Lupe hineinzoomen und somit die Aufmerksamkeit auf einzelne Aspekte, beispielsweise einer Grafik hinweisen. Hier sind sogar noch mehr Funktionen möglich, wie mit einem integrierten Laser Pointer bestimmte Aspekte auf den Folien interaktiv zu erklären. Solche kleinen Hacks machen Ihre PowerPoint Präsentation noch interessanter und anschaulicher. Und Sie können Ihr Publikum bestimmt damit beeindrucken und motivieren Ihrem Vortag zu folgen.

Hack #2: Outlook Today

Mit Outlook Today können Sie sich die neuesten Nachrichten und wichtigsten Termine in Ihrem Kalender als kleines Video anschauen. Somit erhalten Sie einen kurzen Überblick über alles, was heute für Sie wichtig ist. Mithilfe eines Videos können Sie die Informationen noch besser aufnehmen und diese sich den ganzen Tag über merken, wie wenn Sie nur einen Blick auf Ihren Kalender werfen und nach wenigen Minuten wieder alles vergessen haben. Dieser Hack ist auf jeden Fall ein Versuch wert!

Was steckt noch in dem Office 365 Paket? Mit vielen weiteren, Ihnen womöglich noch nicht bekannten Anwendungen, lässt sich die Produktivität Ihrer Firma enorm steigern. Ein paar dieser Anwendungen unterstützen die Kommunikation innerhalb Ihrer Firma und den externen Austausch zu Kunden, wie beispielsweise MS SharePoint.

Hack #3: Intranet mit Microsoft SharePoint

In Microsoft SharePoint gibt es zum Beispiel die Möglichkeit, Inhalte innerhalb der Firma zu teilen, das Wissen optimal zu nutzen und ohne Komplikationen zusammenzuarbeiten. Mit Microsoft SharePoint umgehen Sie die hohen Kosten eines eigenen Intranets und steigern enorm die Produktivität Ihrer MitarbeiterInnen, da diese einfach und schnell von Ihrem Arbeitsplatz auf alle freigegeben Daten Anderer zugreifen können. Sie kennen womöglich die Vorteile eines Intranetzes, aber SharePoint ist in Microsoft 365 enthalten und Sie bezahlen somit nicht extra unnötig Geld.

Hack #4: Im Microsoft Publisher und vielen weiteren MS Anwendungen können Bilder nach Einfügen zugeschnitten werden

Mit dem Microsoft Publisher können Sie ebenfalls die Produktivität Ihrer Firma steigern und enorm Zeit sparen. Wie Ihnen wahrscheinlich schon bekannt ist, lassen sich mit dem Publisher E-Mail-Newsletter oder Broschüren usw. erstellen. Dazu benötige Sie keinerlei Grafik-Design Kenntnisse, aber wussten Sie auch, dass Sie Bilder einfach einfügen und anschließend zuschneiden können. Sie brauchen somit nicht vorher aufwendig einen Bildausschnitt zu wählen, sondern können das Bild direkt in beispielweise Ihre Broschüre einfügen und den Ausschnitt des Bildes anpassen. Funktionen wie diese erleichtern Ihnen das Erstellen von professionell aussehenden Broschüren, Newslettern und weiteren Marketing-Produkten – und das ganz ohne Ausbildung und zeitaufwendige Einarbeitung.

Hack #5: Mehr Sicherheit für Ihre Firma mit der Multi-Faktor-Authentifizierung

Insgesamt spiet in dem Zeitalter der Digitalisierung Datenschutz eine entscheidende Rolle. Mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung können Sie alle Ihre Daten – in allen Anwendungen von Microsoft – noch sicherer vor Hackerangriffen und fremden Personen schützen. Wie Sie diese korrekt einrichten finden Sie hier.

Hack #6: E-Mail Verschlüsselung mit MS Exchange

Auch für die Sicherheit Ihrer E-Mails gibt es bei Microsoft Exchange die Möglichkeit einer Verschlüsselung der Kommunikation. Ihre Daten werden dabei vor Manipulation oder Diebstahl geschützt und Sie können beruhigt Daten austauschen.

Einfach auf Datei > Eigenschaften > Sicherheitseigenschaften > „Nachrichten und Anlagen Verschlüsseln“ klicken und schon ist Ihre Email sicher.

Hack #7: Einwählen ins normale Telefonnetz ohne Telefonanlage

Wussten Sie schon, dass Sie sich mit dem Skype for Business in das ganz normale Telefonnetz einwählen können? Es ist auf jeden Fall von großem Vorteil, wenn Sie sich daraufhin die Telefonanlage in Ihrer Firma sparen können.

Hack #8: Ein eigenes soziales Netzwerk für Ihre Firma

Um den Austausch innerhalb Ihrer Firma noch mehr zu fördern, können Sie Microsoft Teams nutzen. Hierbei können sich einzelne Teams in Ihrer Firma direkt untereinander austauschen. Dies funktioniert deutlich schneller und einfacher, als wenn eine E-Mail versendet wird und Sie brauchen sich um Ihre Daten keine Sorge zu machen.

Hack #9: Überblick und Organisation mit Microsoft Delve

Bei Microsoft Delve werden alle Informationen aus allen Anwendungen zusammengefasst und organisiert. Sie können dann mit einer intelligenten Suche sehr schnell Dokumente wieder finden. Außerdem erkennt Microsoft Delve Dokumente eines ähnlichen Themengebietes und erspart Ihnen dabei Zeitaufwand beim Suchen.

Hack #10: Optimaler Austausch mit OneDrive – auch mit Kunden und Lieferanten

Bei OneDrive können Sie auch Kunden zu ausgewählten Ordnern oder Dateien hinzufügen, damit diese ebenfalls darauf zugreifen können. Optimal um sich Aufwand zu sparen, beispielsweise beim Faxen von Dokumenten.

Vergessen Sie nicht, dass Sie per „Drag and Drop“ Ihre Dateien noch schneller in OneDrive kopieren können.

 

 

Insgesamt können Sie sich mit Office 365 sogar Ihren Firmenserver ersetzen und einige Ihnen vielleicht noch nicht bekannte Hacks nützen, die Sie gerade von uns kennengelernt haben. Somit können Sie noch produktiver arbeiten, sich enorm viel Zeit sparen und Ihre Energie in die Dinge stecken, die für Sie wichtig erschienen. Wir freuen uns, wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat und würden uns freuen von Ihnen bald zu hören.

Wussten Sie schon, dass wir Workshops zum Thema Information Management mit der Microsoft Cloud anbieten? Nein? 

Daniel Schwarze

Ich bin Geschäftsführer der KK IT.SYSTEMS GmbH und begleite mittelständige Unternehmen seit vielen Jahren bei der Konzeption und Realisierung von Geschäftsstrategien im Bereich Information Management und Kunden Management. Im Laufe meiner Karriere war ich Berater bei Microsoft Consulting Services und habe viele Projekte erfolgreich abgeschlossen.

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